« НазадП О С Т А Н О В Л Е Н И Е 31.03.2020 с. Сидоровка № 5 Об утверждении инструкции по делопроизводству Администрации Сидоровского сельсовета Романовского района Алтайского края 01.04.2020 00:00РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ СИДОРОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА РОМАНОВСКОГО РАЙОНА АЛТАЙСКОГО КРАЯ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
31.03.2020 с. Сидоровка № 5
Об утверждении инструкции по делопроизводству Администрации Сидоровского сельсовета Романовского района Алтайского края
В целях организации работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить и ввести в действие инструкцию по делопроизводству Администрации Сидоровского сельсовета Романовского района Алтайского края. 2. Ответственным за ведение делопроизводства в Администрации Сидоровского сельсовета Романовского района Алтайского края назначить главного специалиста администрации - О.А. Анисимову.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава сельсовета Р.Д. Сергеева
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ СИДОРОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА РОМАНОВСКОГО РАЙОНА АЛТАЙСКОГО КРАЯ
I. Общие положения
1.1. Инструкия по делопроизводству в Администрации Сидоровского сельсовета разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами. 1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. 1.3.Иструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве в Администрации Сидоровского сельсовета. 1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий. 1.5. Должностные обязанности, права и ответственность работника делопроизводства, определяются должностными инструкциями. При смене делопроизводителя составляется акт приема-передачи документов и дел. Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов <2>. <2> Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст. 7344; 2013, N 26, ст. 3207; 2013, N 27, ст. 3477; 2013, N 30 (Часть I), ст. 4084; 2013, N 44, ст. 5631; 2013, N 51, ст. 6677; 2013, N 52 (Часть I), ст. 6990; 2014, N 45, ст. 6154; 2016, N 22, ст. 3097; 2017, N 30, ст. 4440; 2018, N 1 (Часть I), ст. 65).
II. Документирование управленческой деятельности
2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы. 2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается. 2.3. Документы организации оформляются на стандартных листах бумаги формата A4. 2.4. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности. 2.5. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 2.6. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. 2.7. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 2.8. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта Times New Roman, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Размер шрифта - N 12 - 14 . При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров - N 10, 11 пт. 2.9. Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. 2.10. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 14 см. 2.11. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты "адресат", "заголовок к тексту", а также отдельные фрагменты текста. 2.12. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист. 2.12. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа. 2.13. При подготовке документов организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 <5>: -------------------------------- <5> ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", с Изменением N 1. - М.: Стандартинформ, 2018. а) наименование организации; б) наименование должности лица; в) справочные данные об организации; г) наименование вида документа; д) дата документа; е) регистрационный номер документа; ж) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; з) место составления (издания) документа; и) адресат; к) заголовок к тексту; л) текст документа; м) отметка о приложении; н) гриф согласования документа; о) подпись; п) печать; р) отметка об исполнителе; с) отметка о заверении копии; т) отметка о поступлении документа; у) резолюция; ф) отметка о контроле; х) отметка о направлении документа в дело. 2.14. Адресат - реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов. Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <8>: -------------------------------- <8> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 "О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545). а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии); б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица); в) название улицы, номер дома, номер квартиры; г) название населенного пункта; д) название района; е) название республики, края, области, автономного округа (области); ж) название страны (для международных почтовых отправлений); з) почтовый индекс. При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:
2.15. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
2.16. Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем?", он начинается с предлога "О" ("Об"). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", он составляет одно целое с названием вида документа. Например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии письмо (о чем?) о предоставлении информации акт (чего?) приема-передачи дел протокол (чего?) заседания экспертной комиссии Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. 2.17. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации . Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту; наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Текст документа излагается: в распоряжениях, изданных главой администрации сельсовета, - от первого лица единственного числа ("назначить, утвердить. "); в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ"); в деловых письмах, оформленных на бланках организации, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ( "комиссия провела проверку..."). При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В деловых (служебных) письмах используются: вступительное обращение: Уважаемый господин Председатель! Уважаемый господин Иванов! Уважаемая госпожа Петрова! Уважаемый Иван Петрович! Уважаемая Анна Николаевна! Уважаемые господа! заключительная этикетная фраза: "С уважением, ...". Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются. 2.18. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному). В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: если приложение названо в тексте:
В распорядительных документах (распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом: в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1), (приложение N 1); на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
2.19. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Например:
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:
В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например: Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением. Например:
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. 2.20. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати"). 2.21. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне листа внизу слева. Например:
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. 2.22. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Например:
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа. 2.23. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.
III. Подготовка и оформление отдельных видов документов 3.1. Локальные нормативные акты (далее - ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов. ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (распоряжением) или непосредственно руководителем организации иным уполномоченным им лицом. 3.2. ЛНА могут быть: постоянно действующими (без ограничения срока их применения); временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события). 3.3. Основанием для издания ЛНА являются: законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти); законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти субъекта Российской Федерации; ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы. 3.4. ЛНА издаются в целях: установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации; изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами; отмены ранее установленных норм, требований, правил. 3.5. Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем или иным должностным лицом. 3.6. ЛНА разрабатывается в случае, если: имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании; требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА; выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ. Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них изменений. 3.7. ЛНА утверждается распоряжением руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА. 3.8. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются распоряжением (постановлением) руководителя организации. 3.9. В тексте распоряжения (постановления) об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки: при утверждении нового ЛНА: "Утвердить (название ЛНА)" или "Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)". Например:
при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: "Внести изменения в (название ЛНА). Например:
при отмене ранее утвержденного ЛНА: "Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное ...". Например:
3.10. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа. Если ЛНА является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе. 3.11. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА. На приложениях к ЛНА оформляется реквизит "отметка о приложении" в соответствии с инструкцией. 3.12. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в документе, которым утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА. 3.15. Распорядительные документы организации издаются в форме распоряжений. Рекомендуемые образцы оформления распоряжения (приложение N 1). 3.16. Распоряжения оформляются согласно правилам, в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части. Например:
3.17. До представления на подпись проект (распоряжения) согласовывается с заинтересованными лицами. 3.18. Распоряжение подписывает руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности. 3.19. Акты составляются на основе утвержденных органами власти унифицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов, связанных с деятельностью организации. 3.20. При составлении актов используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись. 3.21. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями. Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения. 3.22. В вводной части акта в именительном падеже указываются: основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ организации (распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта); составители акта (перечисляются после слова "Составлен" с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов). Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке. 3.23. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты. При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации. В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности. 3.24. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами. При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются. Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту. 3.25. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза "С актом ознакомлен(ы)", при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.
IV. Организация документооборота
4.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем). 4.2. Цель организации документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота - организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени. 4.3. Организация документооборота основывается на принципах: централизации операций по приему и отправке документов; распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организации предварительного рассмотрения входящих документов; исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократности регистрации документов; устранения необоснованных согласований проектов документов; временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов. 4.4. В документообороте организации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются: документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы из государственных и негосударственных организаций; запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления; обращения граждан; 4.5. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, телефонная, электронная почта, 4.6. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов. 4.7. Прием документов осуществляется работником делопроизводства для регистрации и/или учета. 4.8. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей: проверку правильности доставки документов; проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов); вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и графами ограничения доступа к документу); проверку целостности входящих документов, включая приложения; уничтожение конвертов, пакетов или упаковки; проставление отметки о поступлении документа в организацию. 4.9. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений. Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю организации. 4.10. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях: если только по ним можно установить отправителя или дату отправления; если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия; при большом расхождении между датами подписания и получения документов. После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело. 4.11. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично" ("Private"), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются: с отметкой "Лично" ("Private") - непосредственно адресату; 4.12. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, принимаются работником делопроизводства. 4.13. Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, сайт организации) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами. 4.14. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые -------------------------------- <14> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.
4.15. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: работником делопроизводства организации в журнале регистрации входящих документов. 4.17. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время. Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения <16>. -------------------------------- <16> Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307; N 27, ст. 3474; 2014, N 48, ст. 6638; 2015, N 45, ст. 6206; 2017, N 49, ст. 7327). Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года. 4.18. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются отметки о поступлении документа в организацию. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости - время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа. 4.19. Рассмотрение документов руководителем осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце рабочего дня. Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно. 4.20. Результаты рассмотрения документа руководителем организации оформляются в виде резолюции 4.21. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации и рассмотрения руководством передаются на исполнение или помещаются в дело делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел организации. 4.22. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, регистрируются в делопроизводстве организации. 4.23. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время. 4.24. Перед регистрацией исходящих документов работник делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе. 4.25. Регистрационный номер исходящего документа должен состоять из порядкового номера документа в пределах календарного года. Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле, в соответствии с инструкцией 4.26. Исходящий документ, подписанный руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом, передается на отправку, копия документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел. 4.27. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из организации, доставляются адресатам средствами почтовой связи, а также передаются по каналам электросвязи (факсимильная связь, телефон, электронная почта, ). Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <19>. -------------------------------- <19> Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 "О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545). Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день. 4.28. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. 4.29 Правильно оформленные распоряжения передаются на подпись руководителю организации или иному уполномоченному им лицу. 4.30. Подписанные распоряжения по основной деятельности регистрируются работником делопроизводства в журнале регистрации распоряжений по личному составу. 4.31. Подлинники распоряжений по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел . 4.32. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководством организации, регистрируются работником делопроизводства. 4.33. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года или периода работы временной рабочей группы (комиссии) по каждой группе протоколов отдельно. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела по номенклатуре дел организации в соответствии с инструкцией. 4.34. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по организации в целом, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования. 4.35. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по регистрационно-учетным журналам. 4.36. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно. 4.37. Результаты учета объема документооборота в организации ежегодно обобщаются работником делопроизводства и представляются руководству в виде отчета об объеме документооборота за год.
V. Контроль исполнения документов (поручений)
5.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения. 5.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется: руководителем организации работником делопроизводства организации - сроков исполнения документов (поручений). 5.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно. 5.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя: постановку документов (поручений) на контроль; проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений); снятие с контроля документов (поручений); учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений); информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины. 5.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях. Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации. 5.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "весьма срочно" - в течение одного дня, "срочно" - в 3-дневный срок; "оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более 30 дней; по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг - 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок; по обращениям граждан - 30 дней со дня регистрации. 5.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание). 5.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник делопроизводства, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя. 5.9. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам. Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием работника делопроизводства организации. На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в соответствующую регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения. 5.10. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными. 5.11. Работник делопроизводства организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины: раз в месяц и по окончании года руководителю организации направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации и при необходимости, - по отдельным исполнителям.
VI. Организация работы исполнителя с документами
6.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководства организации и руководителя подразделения. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно. 6.2. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем. Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами, установленными в инструкции, исполнитель согласовывает с заинтересованными лицами и, при необходимости, с другими организациями. 6.3. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству, передает для регистрации и отправки и/или включения в дело. В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ. 6.4. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения. 6.5. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
VII. Формирование документального фонда организации
7.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в организации. 7.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. 7.3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций. 7.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. 7.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность организации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов <26>. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе. -------------------------------- <26> Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия - единственный экземпляр документа в организации, а также, если копии необходимы для организации деятельности подразделения. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры. 7.6. Номенклатура дел организации (сводная) составляется работником делопроизводства по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях <27> (далее - Правила хранения). -------------------------------- <27> Приложение N 25 к Правилам хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830) (далее - Правила хранения). Сводная номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год. 7.7. Номенклатура дел организации подписывается руководителем, согласовывается с экспертной комиссией организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, один раз в 5 лет представляется на согласование соответствующей экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) или государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями в порядке, установленном Правилами хранения <28>. -------------------------------- <28> Пункт 4.8. Правил хранения. Номенклатура дел, согласованная ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года. В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново. 7.8. Согласованная с соответствующей ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года. 7.9. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел делопроизводства, второй - используется работником делопроизводства в качестве рабочего экземпляра. 7.10. Номенклатура дел организации строится по функциональной схеме (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации). 7.12. Все заголовки дел индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из индекса по направлению деятельности организации и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где: 01 – направление деятельности организации; 05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел. Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы. Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера. 7.13. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, распоряжения); б) наименование организации, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы); в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы); г) краткое содержание документов дела; д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; е) дата (период), к которым относятся документы дела; ж) указание на копийность документов дела. 7.14. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных. Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле: "Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются): "Документы к протоколам заседаний избирательной комиссии"; "Протоколы сессии и документы к ним". В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе: "Протоколы заседаний комиссии". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется: "Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников". В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название: "Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов". В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются: "Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов". В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним: "Переписка с ООО "Ростелеком" о предоставлении услуг связи". В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты): "Отчеты структурных подразделений за 2017 год"; "Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2017 год (ф. N 27-год)". При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 7.15. Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:
7.16. В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту. 7.17. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения. 7.18. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. 7.19. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила: в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; приложения помещаются вместе с основными документами; в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно; в дело включается по одному экземпляру каждого документа; факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях; в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты); в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2". Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов. Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений по административно-хозяйственной деятельности <30>. -------------------------------- <30> В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380); с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2016 N 403 "О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный N 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций. Распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 7.20. Для обеспечения сохранности, учета документов и организации доступа к ним проводится комплекс работ: создание оптимальных условий хранения документов и дел; размещение дел; проверка наличия и состояния документов и дел; соблюдение порядка выдачи дел. 7.21. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов. Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. 7.22. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения: при составлении номенклатуры дел; в архиве организации. 7.23. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом руководителя создается экспертная комиссия (далее – ЭК) Задачи, функции, права, организация работы ЭК определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <31>. -------------------------------- <31> Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43 "Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15.06.2018, регистрационный N 51357). 7.24. Основными функциями ЭК являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. 7.25. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работником делопроизводства совместно с ЭК организации. 7.26. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. 7.27. По результатам экспертизы ценности документов в организации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Согласованные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации. 7.28. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению. 7.29. Полное оформление дела на бумажном носителе включает: оформление реквизитов обложки дела по форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения <32>. -------------------------------- <32> Приложения N 8, 27, 28 к Правилам хранения.
7.30. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов. 7.31. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются: наименование организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива; индекс дела по номенклатуре дел; номер тома (части); заголовок дела (тома, части); крайние даты дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации указывается наименование государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого выступает организация. 7.32. При оформлении обложки дела: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования; индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации; заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения); даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве). При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации, а прежнее наименование заключается в скобки. Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии). Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". 7.33. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименования организации, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа. 7.34. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте. Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. 7.35. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки). Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления. Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела. Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела. 7.36. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало. Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов. Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле. В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления. Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. 7.37. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках. 7.38. Описи дел составляются в организации работником делопроизводства. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу. На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются. 7.39. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения: порядковый номер дела по описи; индекс дела; заголовок дела; крайние даты дела; количество листов в деле; срок хранения дела; примечания. 7.40. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 7.41. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу. 7.42. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения, государственного или муниципального архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены. 7.43. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной. После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста делопроизводства, и датой: "Уничтожено. См. акт N _____ от ________. Подпись, инициалы, фамилия".
VIII. Организация доступа к документам и их использования
8.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Службе делопроизводства, работникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем, 8.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам организации на срок не более одного месяца. Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев. При необходимости срок использования документов может быть продлен. 8.3. В письменном запросе работников организации о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении. 8.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела. На место изъятого подлинника документа работник делопроизводства вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа. После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело. 8.5. Работники организации обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других подразделений или организаций. 8.6. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации. 8.7. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел). 8.8. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. 8.9. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.
IX. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей
9.1. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" <38> и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - печать организации). -------------------------------- <38> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088; 2017, N 52, ст. 7916).
9.2. В организации используется угловой штамп. 9.3. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" <40>. -------------------------------- <40> ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004, с изменениями N 1 - 4. 9.4. Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях документов в соответствии с инструкцией. 9.5. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов. 9.6. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров). 9.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат уничтожению. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.
Приложение N 1
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГРАНО-МАЯКОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА РОМАНОВСКОГО РАЙОНА АЛТАЙСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«___»___________ с. Сидоровка №___
О подготовке предложений к плану НИОКР на 2018 г.
В связи с формированием Плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета: 1. Руководителям научно-исследовательских подразделений (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.) подготовить и представить ученому секретарю предложения к плану НИОКР на 2018 год в срок до 15.06.2017. 2. Ученому секретарю (Фамилия И.О.) обеспечить формирование проекта плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета, в срок до 01.07.2017. 3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по научной работе Фамилия И.О.
Приложение N 2
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ СИДОРОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА РОМАНОВСКОГО РАЙОНА АЛТАЙСКОГО КРАЯ
ПРОТОКОЛ
«___»_________ с. Сидоровка №_____
Председательствующий - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: 17 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы ... Доклад заместителя директора Фамилия И.О. 2. ...
1. СЛУШАЛИ: Петров П.П. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. - краткая запись выступления. Фамилия И.О. - краткая запись выступления. РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ) 1.1. Сформировать временные творческие коллективы по реализации проектов федеральной целевой программы ... 1.2. Подготовить и утвердить планы работы по проектам федеральной целевой программы ... 2. ...
Приложение N 3
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ СИДОРОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА РОМАНОВСКОГО РАЙОНА АЛТАЙСКОГО КРАЯ
А К Т
«___»__________ с. Сидоровка №_____
О списании товарно-материальных ценностей
Основание: распоряжение «Наименование организации» от 30.07.2017 N 89 "О списании товарно-материальных ценностей» Комиссия в составе: Должность Фамилия И.О.; Должность Фамилия И.О., Должность Фамилия И.О.
В ходе проверки установлено :_________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Проверкой признаны непригодными для эксплуатации:
Приложение N 4
ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций). 2. Графики работ, отпусков. 3. Инструкции, должностные инструкции. 4. Классификаторы информации, документов. 5. Методические рекомендации, методические указания и методики. 6. Номенклатура дел организации. 7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии). 8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу). 9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов). 10. Политики. 11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации). 12. Порядки. 13. Правила. 14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов). 15. Стандарты организации. 16. Уставы. 17. Унифицированные формы документов. 18. Штатное расписание.
Приложение N 5
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ЗАВЕРЯЕМЫХ ПЕЧАТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ
1. Архивная справка. 2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы). 3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации. 4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции. 5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты). 6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями). 7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк). 8. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, - по необходимости). 9. Удостоверения работников.
Приложение N 6
ПЕРЕЧЕНЬ НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ <43>
-------------------------------- <43> Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.
1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства. 2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные). 3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации. 4. Графики, наряды, заявки, разнарядки. 5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата. 6. Конкурсная документация. 7. Научно-техническая и проектная документация. 8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично". 9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты. 10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты. 11. Прейскуранты. 12. Пригласительные билеты, приглашения. 13. Программы конференций, совещаний. 14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты). 15. Учебные планы, программы. 16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Версия для слабовидящих
Мы рекомендуем
Прямая линия лесной охраны
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е 31.03.2020 с. Сидоровка № 5 Об утверждении инструкции по делопроизводству Администрации Сидоровского сельсовета Романовского района Алтайского края
Новости
