Порядок и схема учета архивных документов в архивном отделе Администрации Романовского района

Порядок и схема учета архивных документов в архивном отделе Администрации Романовского района 16.09.2018 04:42

« Назад

Название организации

Вид документа, № описи

Крайние даты

Кол-во дел

Дата и № протокола ЭПМК об утверждении (согласовании) или дата согласования

Приме-чания

Администрация Романовского района Алтайского края

Архивный отдел Администрации Романовского района Алтайского края

Порядок и схема учета архивных документов

в архивном отделе Администрации Романовского района

УТВЕРЖДЕНЫ

Распоряжением Администрации

Романовского района

Алтайского края

от 10.07.2013 № 350

Составитель:

Главный специалист архивного отдела Н. А. Бодряго

с. Романово

2013 г.

1. Общие положения

1.1. Порядок и схема учета архивных документов (далее – «Порядок») в муниципальном архиве разработаны в соответствии с пунктом 3.2.1 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный № 9059) («Бюллетень нормативных актов федеральных государственных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007), приказом Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) («Российская газета», № 89, 20.05.2009) (далее – «Правила»).

1.2. Порядок учета документов в архивном отделе Администрации Романовского района (далее – «архив»):

- определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся в архиве, их целевое назначение и требования к ведению;

- закрепляет последовательность работ по учету документов, подлежащих особому учету: страхового фонда и фонда пользования, а также секретных, уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – «АФ РФ»);

- определяет и закрепляет ответственность руководителей архивов за создание, ведение и хранение учетных документов.

1.3. Учету подлежат хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов. Документы учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения (далее – «ед.хр.»). Полнота и достоверность учета достигается проведением комплекса мероприятий, обеспечивающих строгое соблюдение порядка ведения учетных документов, отражение в них фактического количества, состава и состояния хранящихся в архиве документов.

1.4. Учет архивных документов ведется как в традиционном, так и автоматизированном режимах.

1.5. Особому учету подлежат документы страхового фонда и фонда пользования, а также секретные, особо ценные документы АФ РФ, в том числе уникальные (при их наличии).

1.6. Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов.

1.7. Схема учета документов в архиве в графической форме фиксирует порядок учета, закрепляя последовательность действий по учету архивных документов при выполнении определенных видов работ.

1.8. Порядок и схема учета документов в архиве, является внутренним нормативным актом и утверждается распоряжением главы Администрации Романовского района Алтайского края.

2. Система учетных документов муниципального архива

2.1. В архиве ведутся:

2.1.1. Документы централизованного государственного учета, которые составляются на основании основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов архива и архивохранилищ:

- к документам централизованного государственного учета относятся: паспорт архива на 1 января следующего за текущим календарным годом, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за текущим календарным годом.

2.1.2. Основные (обязательные), вспомогательные учетные документы:

- к основным учетным документам архива относятся: книга учета поступлений документов, список фондов, лист фонда, лист учета аудиовизуальных документов, опись дел, документов, реестр описей дел, документов, паспорт архивохранилища, лист учета и описания уникального документа, список фондов, содержащих особо ценные документы, опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник), реестр описей особо ценных дел, документов, книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда, дело фонда, лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы;

- к вспомогательным учетным документам архива относятся: журнал учета текущих изменений в составе и объеме фондов, журнал учета переработки и усовершенствования описей дел, описания управленческой документации, документов личного происхождения и фотодокументов, журнал учета описей, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертной комиссии (ЭК) и архиве организаций, утвержденных экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) управления Алтайского края по культуре и архивному делу, согласованных руководителем архива, журнал учета восстановления угасающих текстов, подшивки, картонирования и ремонта дел, журнал учета инициативных информаций, выставок документов, радиотелепередач, публикаций и лекций, сведения о расхождениях в объеме фондов, выявленных в ходе проверки наличия дел архива, и ее итогах, журнал регистрации посещений архива пользователями, книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища пользователям, книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища работникам архива, журнал учета дел, выданных во временное пользование, журнал учета изъятых подлинных единиц хранения, архивных документов, журнал учета выходов в организации - источники комплектования, проведенных семинаров, индивидуальных консультаций по вопросам ведения делопроизводства и архива организаций, журнал регистрации тематических запросов, журнал регистрации запросов организаций и заявлений граждан по вопросам наведения справок социально-правового характера, журнал регистрации консульских запросов, журнал учета консультирования граждан по телефону, журнал учета личного приема граждан,журнал регистрации личных дел пользователей, инвентарная книга для записи фонда научно-справочной библиотеки, журнал учета сканирования описей дел, журнал учета внесения информации на уровне единицы хранения в БД, журнал учета заказов на ксерокопирование документов и выдачи ксерокопий документов пользователям, журнал учета выдачи описей дел;

- к основным учетным документам архивохранилищ относятся: план (схема) размещения архивных фондов по архивохранилищу, карточка постеллажного топографического указателя, карточка пофондового топографического указателя, карточка учета необнаруженных архивных документов, карточки учета физического и технического состояния архивных документов.

2.1.3. Документы по учету работы с организациями - источниками комплектования архива:

- к документам по учету работы с организациями относятся: наблюдательное дело организации, гражданина – источника комплектования, описи дел, находящихся на временном хранении, карточка учета работы с организацией.

2.1.4. Программным обеспечением учетных баз данных (далее - «БД») и сводных учетных БД для ведения государственного учета документов АФ РФ в автоматизированном режиме является программный комплекс «Архивный фонд».

2.2. Порядок ведения централизованного государственного учета, формы документов централизованного государственного учета архивных документов архива и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11, зарегистрирован в Минюсте России 08.07.1997, регистрационный № 1344) (далее – «Регламент»).

Состав и формы основных учетных документов архива и архивохранилищ определены Правилами (см. п. 1.1. настоящего Порядка), а также приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Минюсте России 09.10.2007, регистрационный № 10291, далее – «Приказ от 10.09.2007 № 1273»).

Состав и формы вспомогательных учетных документов муниципального архива определены письмами

управления архивного дела Алтайского края:

- от 20.02.2001 № 202 «О ведении основных и вспомогательных учетных документов» (далее – «письмо управления от 20.02.2001 № 202»);

- от 06.06.2007 № 534 «О внедрении памятки» (далее – «письмо управления от 06.06.2007 № 534»);

управления Алтайского края по культуре и архивному делу:

- от 18.10.2010 № 01-14/3359 «О планировании развития архивного дела на 2011 год и отчетности о работе за 2010 год» (далее – «письмо управления от 18.10.2010
№ 01-14/3359»);

- от 14.12.2012 № 27-06/09/5599 «Об учете личного приема граждан и консультаций по телефону» (далее – «письмо управления от 14.12.2012 № 27-06/09/5599»).

2.3. Изменения в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива, основные (обязательные) учетные документы архивохранилища вносит руководитель архива или специалист, осуществляющий их ведение.

2.4. Изменения в учетные документы архива и архивохранилища вносятся только на основании актов (см. раздел 3 настоящего Порядка).

2.1. Порядок ведения и назначение документов

централизованного государственного учета документов АФ РФ

2.1.1. Паспорт архива на 1 января ______ г.- для фиксации в масштабе архива видового состава и количества единиц хранения/единиц учета документов АФ РФ, состава научно-справочного аппарата архива, условий хранения документов.

2.1.1.1. Форма паспорта установлена приложением № 1 к настоящему Порядку. Паспорт составляется ежегодно и предоставляется в управление Алтайского края по культуре и архивному делу в установленные сроки. Паспорт заполняется в соответствии с Инструкцией о порядке заполнения паспорта архива, утвержденной приказом Росархива от 17.11.1997 № 61. Второй экземпляр паспорта поступает на хранение в фонд архива.

2.1.2. Карточка фонда – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов, их нумерации, крайних дат, фиксации изменений в объеме и изменений в названии архивного фонда.

2.1.2.1. Форма карточки установлена приложением № 2 к Регламенту. Сведения в карточки вносятся сразу после приема архивных дел, документов, фондов. Карточки фондов на впервые поступившие в течение года фонды составляются в двух экземплярах, один экземпляр предоставляется в управление Алтайского края по культуре и архивному делу в установленные сроки.

2.1.3. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января _____ г. – для фиксации в масштабе архива изменений в составе и объеме фондов, с указанием оснований.

2.1.3.1. Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января _____ г. установлена приложением № 3 к Регламенту. Сведения составляются по порядку номеров фондов. Название фонда указывается по последней дате поступивших и выбывших документов. Сведения составляются ежегодно в 2-х экземплярах, один экземпляр которых предоставляется в управление Алтайского края по культуре и архивному делу в установленные сроки.

2.2. Порядок ведения и назначение основных учетных документов архива

2.2.1 Книга учета поступлений документов - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания.

2.2.1.1. Форма документа установлена приложением № 1 к настоящему Порядку.

В архиве ведутся следующие книги учета поступлений документов:

· книга учета поступлений документов (для всех видов документов, кроме документов по личному составу);

· книга учета поступлений документов по личному составу (на вновь поступающие фонды с документами по личному составу ликвидируемых организаций).

2.2.1.2. В книги учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Сведения о поступлении документов вносятся сразу после поступления документов. Ежегодно в книгах учета на 1 января подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

2.2.2. Список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших.

2.2.2.1. Форма документа установлена приложением № 2 к Порядку. Списки фондов в архиве ведутся отдельно на фонды с индексами «Р», «Л», дореволюционные фонды.

В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов до поступления его архивных документов на хранение. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также «свободные номера» - номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в установленном порядке или включены в состав объединенных архивных фондов, и которые ранее не использовались. Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения управления Алтайского края по культуре и архивному делу. В список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

2.2.3. Лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда.

2.2.3.1. Форма документа установлена приложением № 3 к Порядку. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

На впервые поступающие фонды по личному составу листы фондов ведутся отдельно.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

2.2.4. Лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений.

2.2.4.1. Форма документа установлена приложением № 4 к Порядку. Листы учета аудиовизуальных документов составляются раздельно на различные виды кинофотофоно- и видеодокументов.

Листы учета фотодокументов ведутся отдельно на позитивы, фотоальбомы, фотодокументы в электронном виде. Отдельно ведутся листы учета видеодокументов.

2.2.5. Опись дел, документов - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись.

2.2.5.1. Формы документов установлены приложениями № 5 к Порядку..

При составлении в архиве описи фотодокументов использовать графы формы описи, установленной приложением № 37 к приказу от 10.09.2007 № 1273, оформлять опись следует согласно форме описи дел постоянного хранения, составленной в архиве (приложение № 7 к Правилам) (при оформлении описи в верхнем правом углу первого листа описи вместо грифа утверждения организацией необходимо оставлять место для проставления грифа утверждения ЭПМК управления, к описи составляется титульный лист и др.).

При составлении в архиве описи электронных документов постоянного хранения, в частности при описании цифровых фотографий, использовать графы формы описи, установленной приложением № 42 к приказу от 10.09.2007 № 1273, оформлять опись следует согласно форме описи дел постоянного хранения, составленной в архиве (приложение № 7 к Правилам). В 3-ей графе описи после названия заголовка через запятую указываются место и автор съемки.

Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу. На всех экземплярах описи дел, документов поступающих в архив, делаются отметки о приеме архивных документов в архив.

Описям дел, документов присваиваются учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, связанных с рассекречиванием документов.

В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия. После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения/единиц учета.

Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель. Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета. Архив должен иметь 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым.

В случае выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в листе фонда и реестре описей делается соответствующая отметка.

2.2.6. Реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава.

2.2.6.1. Форма документа установлена приложением № 6 к Порядку. В архиве ведутся реестры описей, документов с индексом «Р», а также дореволюционных фондов, кроме того отдельно ведется реестр описей, документов на впервые поступающие описи дел по личному составу (по фондам с литерой «Л»). Сведения в реестр вносятся при поступлении и выбытии описей дел, документов. Ежегодно на 1 января в реестрах описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.

2.2.7. Паспорт архивохранилища - для суммарного учета архивных фондов, описей и единиц хранения, состояния их хранения в масштабе конкретного архивохранилища.

2.2.7.1. Форма паспорта установлена приложением № 7 к настоящему Порядку. С учетом состава и состояния, хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов, показатели видового состава документов в форме паспорта для каждого архивохранилища меняются. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно на 01 января _______ г.

2.2.8. Лист учета и описания уникального документа – для фиксации учетных и описательных характеристик, физического состояния и места хранения уникальных документов.

2.2.8.1. Форма документа установлена приложением № 8 к Порядку. Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Алтайского края.

Порядок выявления, методика определения уникальности документов, порядок включения в реестр уникальных документов установлены Регламентом Государственного реестра уникальных документов АФ РФ, утвержденным приказом Росархива от 09.10.2001 № 75. Руководитель архива составляет лист учета и описания уникального документа в двух экземплярах. Два заполненных экземпляра листа, заключения об уникальности документа, подготовленные руководителем архива, иными экспертами (организациями, учеными, исследователями) и содержащие обоснованные выводы о включении документов в реестр, предоставляются на рассмотрение ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу. После включения документов в реестр второй экземпляр листа передается в архив. В архиве листы хранятся постоянно единым комплексом в валовой последовательности их номеров по реестру. Требования к составлению листа определены Правилами описания уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов АФ РФ (Приложение № 3 к Регламенту Государственного реестра уникальных документов АФ РФ).

2.2.9. Список фондов, содержащих особо ценные документы – для учета количества фондов, содержащих в своем составе особо ценные документы.

2.2.9.1. Форма документа установлена приложением № 9 к Порядку.

2.2.10. Опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник) – для учета дел, имеющих в своем составе особо ценные документы.

2.2.10.1. Форма документа установлена приложением № 10 к Порядку.

2.2.11. Реестр описей особо ценных дел, документов - для учета описей дел, документов, имеющих в своем составе особо ценные документы (особенности учета особо ценных документов.

2.2.11.1. Форма документа установлена приложением № 11 к Порядку.

2.2.12. Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования – для учета изменения объема страхового фонда и фонда пользования в единицах учета (отснятых делах) и единицах хранения (микрофишах) за год.

2.2.12.1. Форма документа установлена приложениями № 12 к Порядку.

2.2.13. Опись страхового фонда – для учета общего объема страхового фонда: отснятых дел, количества кадров и микрофиш.

2.2.13.1. Форма документа установлена приложениями № 13 к Порядку.

2.2.14. Дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, также характеризующий его количественное и качественное состояние.

2.2.14.1. Дело фонда ведется на каждый фонд, ему присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда; акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о рассекречивании документов; копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника); инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей дел, документов, схемы систематизации архивных документов архивного фонда и др. В дело фонда личного происхождения включаются также сдаточная опись архивных документов, решение ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу о приеме этих документов в архив, договор дарения. Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда. Состав документов дела организации-источника комплектования документов при нефондовой организации архивных документов аналогичен составу документов дела фонда.

Документы дела фонда должны быть подшиты (прошнурованы), пронумерованы с составлением листа-заверителя, заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись, которая по мере включения в дело фонда новых документов дополняется.

2.2.15. Лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле.

2.2.15.1. Форма документа установлена приложением № 14 к Порядку.

2.2.16. Внутренняя опись документов дела – для дел, в состав которых входят уникальные документы.

2.2.16.1. Форма документа установлена приложением № 15 к Порядку.

2.2.17. Основной учет в архиве ведется также в автоматизированном режиме путем заполнения учетной БД «Архивный фонд».

2.2.17.1. Учетная БД «Архивный фонд» – для обеспечения информационной поддержки учета; ведения централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативного представления сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется при заполнении в соответствии Временным порядком автоматизированного учета документов АФ РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденным приказом Росархива от 23.10.2000 № 64.

БД «Архивный фонд» устанавливается на компьютер, технические характеристики которого позволяют обеспечивать качественную работу программного комплекса.

2.2.18. Основные учетные документы архива (см. п.2.2.1, 2.2.2, 2.2.6, 2.2.9, 2.2.11, 2.2.12 настоящего Порядка) должны быть заключены в твердую обложку, листы пронумерованы, составлены листы-заверители.

2.3. Порядок ведения и назначение основных учетных документов

архивохранилища

2.3.1. План (схема) размещения архивных фондов по архивохранилищу – для определения порядка расположения и размещения архивных фондов в архиве.

План (схема) в графической форме предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому пиижу архивохранилища. Первый экземпляр Плана (схемы) находится в кабинете руководителя архива, а соответствующие его разделы – в архивохранилище.

2.3.1.2. План (схема) составляется руководителем или специалистом архива, утверждается руководителем архива. План (схема) пересоставляется в связи с перемещением архивного фонда. Завершенная в делопроизводстве План (схема) поступает на хранение в фонд архива.

2.3.2. Карточка постеллажного топографического указателя – для закрепления места хранения и для оперативного поиска фонда в пределах архивахранилища.

2.3.2.1. Форма документа установлена приложением № 16 к Порядку.

Топографические указатели составляются в карточной форме в необходимом количестве экземпляров. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр постеллажного топографического указателя хранится у работников, ответственных за учет документов, второй – в архивохранилище.

Ведение топографических постеллажных указателей осуществляется на бумажном носителе.

2.3.3. Карточка пофондового топографического указателя – для закрепления места хранения и для оперативного поиска фонда в пределах архива.

2.3.3.1. Форма документа установлена приложением № 17 к Порядку.

Топографические указатели составляются в карточной форме в необходимом количестве экземпляров. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Ведение топографических пофондовых указателей осуществляется на бумажном носителе, ведутся две картотеки, одна из которых размещается в рабочем кабинете руководителя архива, другая – в архивохранилище.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

2.3.4. Карточка учета необнаруженных архивных документов – для учета единиц хранения, не обнаруженных на месте хранения, фиксации процесса и результата розыска.

2.3.4.1. Форма документа установлена приложением № 18 к приказу от 10.09.2007 № 1273. Карточки заполняются и ведутся руководителем или специалистом архива, ответственным за учет документов, размещаются в их рабочих кабинетах.

Карточки ведутся в виде картотеки, систематизируются по порядку валовой нумерации номеров фондов.

2.3.5. Карточки учета физического и технического состояния архивных документов – для учета состояния текста документов и характера повреждения его носителя.

2.3.5.1. Формы для различных видов документов установлены приложениями № 19 к Порядку. Карточки заполняются и ведутся руководителем или специалистом архива, ответственным за учет документов, размещаются в их рабочих кабинетах. Карточки ведутся в виде картотек по видам документов.

2.4. Порядок ведения и назначение вспомогательных

учетных документов архива

2.4.1. Журнал учета текущих изменений в составе и объеме фондов – для учета изменения каждого количественного и видового состава архивных документов в фондах, состояния их описания, произошедшего за определенный хронологический период времени в результате уничтожения, обнаружения, научно-технической обработки, реставрации архивных документов, а также выверки основных учетных документов архива.

2.4.1.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением № 20 к Порядку. Ведется общий Журнал учета текущих изменений в составе и объеме фондов, в который последовательно вносятся все текущие изменения в составе и объеме архивных документов фондов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

2.4.2. Журнал учета переработки и усовершенствования описей дел, описания управленческой документации, документов личного происхождения и фотодокументов – для учета всех видов описей дел, составленных в муниципальном архиве, и учета количества единиц хранения, подвергшихся переработке, усовершенствованию, описанных единиц хранения личного происхождения и фотодокументов.

2.4.2.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением № 21 к Порядку. Журнал может состоять из 4-х разделов, соответствующих указанным видам работы.

2.4.3. Журнал учета описей, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертной комиссии (ЭК) и архиве организаций, утвержденных ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу, согласованных руководителем архива – для учета всех видов документов, составленных в организациях, количества единиц хранения, утвержденных или согласованных установленным образом.

2.4.3.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением № 22 к Порядку.

2.4.4. Журнал учета восстановления угасающих текстов, подшивки, картонирования и ремонта дел – для учета количества листов, единиц хранения, подвергшихся подшивке, картонированию, ремонту, восстановлению угасающих текстов.

2.4.4.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением № 23 к Порядку.

Ежегодно в журнале на 1 января подводится итог по количеству листов, единиц хранения, подшитых, закартонированных, отремонтированных, с восстановленными угасающими текстами.

2.4.5. Журнал учета инициативных информаций, выставок документов, радиотелепередач, публикаций и лекций – для учета некоторых форм использования архивных документов.

2.4.5.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением № 24 к Порядку.

2.4.6. Сведения о расхождениях в объеме фондов, выявленных в ходе проверки наличия дел архива, и ее итогах – для учета расхождений в объемах фондов, выявленных необнаруженных единиц хранения, технических ошибках.

2.4.6.1. Сведения составляются по форме в соответствии с приложением № 25 к Порядку.

2.4.7. Журнал регистрации посещений архива пользователями – для учета количества пользователей, посещений ими муниципального архива.

2.4.7.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением № 26 к Порядку. В графе 1-ой журнала указывается порядковый номер посещения, в графе 4-ой порядковый номер пользователя, который присваивается при первом посещении, а при последующих посещениях того же пользователя в течение года не проставляется.

2.4.8. Книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища пользователям – для учета количества единиц хранения и описей дел, выданных пользователям.

2.4.8.1. Форма документа установлена приложением № 27 к Порядку.

Книги ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи. Выдача архивных документов, описей дел в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (форма документа установлена приложением № 12 к приказу от 10.09.2007 № 1273).

2.4.9. Книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища работникам архива – для учета количества единиц хранения и описей дел, выданных работникам архива.

2.4.9.1. Форма документа установлена приложением № 27 к Порядку.

2.4.10. Журнал учета дел, выданных во временное пользование – для регистрации единиц хранения не находящихся в здании архива и не находящихся временно по закрепленному месту их хранения в архивохранилище.

2.4.10.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением № 28 к Порядку.

Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование (форма документа установлена приложением № 29 к Порядку).

2.4.11. Журнал учета изъятых подлинных единиц хранения, архивных документов – для учета единиц хранения (документов), изъятых органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность, дознание и предварительное следствие.

2.4.11.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением № 30 к Порядку. В письме управления от 06.06.2007 № 534 сообщается порядок действий архивов в случае изъятия (выемки) единиц хранения (документов) соответствующими органами.

2.4.12. Журнал учета выходов в организации – источники комплектования, проведенных семинаров, индивидуальных консультаций по вопросам ведения делопроизводства и архива – для учета количества выходов в организации с целью оказания методической и практической помощи, проведенных семинаров, индивидуальных консультаций.

2.4.12.1. Форма журнала установлена приложением № 31 к настоящему Порядку.

2.4.13. Журнал регистрации тематических запросов – для учета тематических запросов пользователей, контроля за сроками исполнения запросов.

2.4.13.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением № 32 к Порядку.

2.4.14. Журнал регистрации запросов организаций и заявлений граждан по вопросам наведения справок социально-правового характера – для учета запросов социально-правового характера, контроля за сроками их исполнения.

2.4.14.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением № 33 к Порядку.

2.4.15. Журнал регистрации консульских запросов – для учета консульских запросов пользователей, контроля за сроками исполнения запросов.

2.4.15.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением № 33 к Порядку с учетом того, что в 1-ой графе данной формы при регистрации консульских запросов необходимо к номеру запроса добавлять литеру «К», например: 1-К, 2-К и т.д. в соответствии с письмом управления от 18.10.2010 № 01-14/3359.

2.4.16. Журнал учета консультирования граждан по телефону – для учета количества граждан, обратившихся за консультацией в архив по телефону.

2.4.16.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением к письму управления от 14.12.2012 № 27-06/09/5599.

2.4.17. Журнал учета личного приема граждан – для учета количества обращений граждан.

2.4.17.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением к письму управления от 14.12.2012 № 27-06/09/5599.

2.4.18. Журнал регистрации личных дел пользователей – для учета каждого личного дела пользователя.

2.4.18.1. Форма журнала установлена приложением № 34 к настоящему Порядку. При внесении номера личного дела пользователя в журнале заполняется либо 3-я либо 4-ая графы в зависимости от того, заводилось ли ранее личное дело пользователя.

2.4.19. Инвентарная книга для записи фонда научно-справочной библиотеки – для учета изданий (документов), поступающих в библиотеку, и присвоения им инвентарных номеров.

2.4.19.1. Журнал составляется по форме в соответствии с приложением № 35 к Порядку. Инвентарную книгу для записи фонда научно-справочной библиотеки можно вести по пяти самостоятельным разделам, указанным в форме. Порядковая нумерация (графа 1) ведется внутри каждого раздела в пределах года. Инвентарные номера (графа 4) присваиваются изданиям (документам) внутри каждого раздела и являются продолжающимися. Если инвентарная книга заканчивается, заводится следующий том, в котором в графе 4-ой продолжается нумерация предыдущего тома по соответствующему разделу. На обложке методического пособия, брошюры, титульном листе книги, журнала проставляются номер раздела и инвентарный номер, например: раздел II, № 15.

2.4.20. Журнал учета сканирования описей дел – для учета отсканированных описей дел и листов.

2.4.20.1. Форма журнала установлена приложением № 36 к настоящему Порядку.

2.4.21. Журнал учета внесения информации на уровне единицы хранения в БД – для учета количества единиц хранения, внесенных в БД.

2.4.21.1. Форма журнала установлена приложением № 37 к настоящему Порядку.

2.4.22. Журнал учета заказов на ксерокопирование документов и выдачи ксерокопий документов пользователям – для учета количества выданных ксерокопий пользователям и сроках их исполнения.

2.4.22.1. Форма журнала установлена приложением № 38 к настоящему Порядку.

2.4.23. Журнал учета выдачи описей дел – для учета количества выданных и возвращенных описей дел.

2.4.23.1. Форма журнала установлена приложением № 39 к настоящему Порядку.

2.4.24. Во все журналы (книги, сведения) вспомогательного учета архива изменения вносятся сразу после проведения видов работ, указанных в наименовании документов.

2.4.25. Ежегодно в документах вспомогательного учета архива на 1 января подводится итог по каждому виду выполненных работ.

2.4.26. Вспомогательные учетные документы архива могут вестись на бумажном и/или электронном носителе. При ведении вспомогательных учетных документов на бумажном носителе все журналы, книги вспомогательного учета архива заключены в твердую обложку, листы пронумерованы, составлены листы-заверители.

2.5. Порядок ведения и назначение документов

по учету работы с организациями – источниками комплектования архива

2.5.1. Наблюдательное дело организации, гражданина – источника комплектования – включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве.

2.5.1.1. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов. В состав наблюдательных дел включаются следующие виды документов: выписка из протокола ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу с решением о включении (исключении) организации в список источников комплектования, экспертное заключение, справка о включении (исключении) организации в список источников комплектования, договор о сотрудничестве (при первой передаче документов организации в архив договор включается в дело фонда организации), копии уставных, учредительных документов организации, нормативных и распорядительных документов о создании, переименовании, реорганизации, ликвидации, организации, о составе постоянно действующей ЭК, назначении ответственного за архив и делопроизводство (постановления, распоряжения, приказы), нормативные и методические документы, регламентирующие работу по ведению делопроизводства и архива организации: инструкция по делопроизводству; положение об архиве организации; положение о постоянно действующей ЭК организации, номенклатуры дел организации, утвержденные руководителем и согласованные с ЭК организации и муниципальным архивом, паспорт архива организации на 1 декабря ____ г., хранящей управленческую документацию, акты, утвержденные руководителем организации: приема – передачи дел при смене ответственных и заведующих архивами, проверок наличия и состояния дел в организации; об обнаружении документов, о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; описи дел постоянного срока хранения, согласованные с ЭК организации, утвержденные ее руководителем и ЭПМК управления, описи дел по личному составу, утвержденные руководителем и согласованные с ЭК организации и муниципальным архивом.

На титульном листе наблюдательного дела после индекса дела через косую черту указывается номер организации по списку комплектования.

2.5.2. Описи дел, находящихся на временном хранении – для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись.

2.5.2.1. Формы документов установлены приложениями № 32-38, 42 к приказу от 10.09.2007 № 1273, приложением № 8 к Правилам. Описи дел, находящихся на временном хранении, хранятся отдельно от описей дел, документы по которым приняты в архив.

2.5.3. Карточка учета работы с организацией – для учета общих сведений об организации, учета выходов в организацию с целью оказания методической и практической помощи, сведений о документах постоянного хранения и по личному составу, хранящихся в организации.

2.5.3.1. Карточка составляется по форме в соответствии с приложением № 30 к письму управления от 20.02.2001 № 202 с учетом корректировки названий 2-го раздела на Сведения о выходах в организацию с целью оказания методической и практической помощи, 3-его раздела – на Сведения о подготовке и передаче документов в муниципальный архив.

3. Порядок учета изменений в объеме фондов.

Акты, на основании которых вносятся изменения в учетные документы,

требования к составлению

3.1. Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании следующих актов:

· акт приема – передачи архивных документов на хранение (Приложение № 40 к Порядку) – составляется руководителем архива в 2-х экземплярах, осуществляющим прием либо передачу архивных документов, подписывается лицами, передающими и принимающими документы, утверждается организацией-сдатчиком и организацией-приемщиком архивных документов, один экземпляр акта с отметкой о внесении изменений в учетные документы включается в дело фонда, другой передается в организацию;

· акт приема на хранение документов личного происхождения (Приложение № 41 к Порядку) – составляется в 2-х экземплярах и подписывается руководителем архива, осуществляющим прием архивных документов, подписывается владельцем либо собственником документов, утверждается, один экземпляр акта с отметкой о внесении изменений в учетные документы включается в дело фонда, другой передается собственнику документов.

3.1.1. Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ (см. п. 3.3 настоящего Порядка).

3.2. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании следующих актов:

· акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (Приложение № 42 к Порядку) – составляется руководителем или специалистом архива, подписывается ими, визируется руководителем архива (в случае составления акта специалистом), утверждается, передается на рассмотрение ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу для утверждения, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;

· акт о неисправимых повреждениях документов (Приложение № 43 к Порядку) – составляется руководителем архива, подписывается им, передается на рассмотрение ЭПМК управления, на основании решения ЭПМК управления в акте делается отметка о снятии с учета неисправимо поврежденных архивных документов распоряжением главы Администрации района (города), утверждается, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;

· акт приема – передачи архивных документов на хранение (Приложение № 40 к Порядку) (см. пункт 3.1 настоящего Порядка);

· акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение № 44 к Порядку) – составляется руководителем архива, подписывается им, передается на рассмотрение ЭПМК управления, на основании решения ЭПМК управления в акте делается отметка о снятии с учета документов, пути розыска которых исчерпаны, распоряжением главы Администрации района (города), включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;

· акт возврата архивных документов собственнику (Форма № 1 к приказу от 10.09.2007 № 1273) – составляется руководителем архива, подписывается им и собственником, утверждается, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;

· акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма № 5 к приказу от 10.09.2007 № 1273) – составляется и подписывается руководителем архива, утверждается, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы.

3.2.1. Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ (см. п. 3.3 настоящего Порядка).

3.2.2. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи архивных документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

3.3. Количество архивных документов архива изменяется по результатам проведения следующих видов архивных работ: выверки учетных документов, по итогам которой могут быть выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов; проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой могут быть обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета; реставрации архивных документов, после которой одно дело может быть разделено на несколько дел; описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

Основанием для внесения изменений в учетные документы и программный комплекс «Архивный фонд» по результатам указанных работ являются:

· акт о технических ошибках в учетных документах (Форма № 4 к приказу от 10.09.2007 № 1273) – составляется руководителем архива, подписывается им, утверждается, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;

· акт об обнаружении архивных документов (Форма № 6 к приказу от 10.09.2007 № 1273) – составляется руководителем архива, подписывается им, утверждается, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;

· акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов (Форма № 3 к приказу от 10.09.2007 № 1273) – составляется руководителем архива, подписывается им, утверждается, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;

· акт описания архивных документов, переработки описей (Форма № 7 к приказу от 10.09.2007 № 1273) – составляется руководителем или специалистом архива, подписывается составителем. В случае, когда составителем акта является специалист архива в акте оформляется запись «Работу принял» с подписью руководителя архива; если акт пиивляяется руководителем архива, данная запись не оформляется, утверждается, передается на рассмотрение ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу для согласования, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы.

3.4. Все указанные в разделе 3 акты утверждаются главой Администрации района (города) или руководителем архива (в случае возложенных на него полномочий и составления актов специалистами архива).

3.5. Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке.

4. Порядок учета документов, подлежащих особому учету.

4.1. Учет уникальных и особо ценных документов, требования к ведению

учетных документов

4.1.1. Муниципальные архивы, имеющие в составе АФ РФ уникальные и особо ценные документы, ведут учет указанных документов в соответствии с пунктами 3.7.4, 3.7.5 Правил.

4.2. Учет секретных и рассекреченных архивных документов, требования к ведению учетных документов

4.2.1. Учет секретных и рассекреченных архивных документов ведется в соответствии с пунктами 3.7.6, 3.7.7 Правил.

4.3. Учет документов страхового фонда и фонда пользования, требования к ведению учетных документов

4.3.1. Учет страхового фонда и фонда пользования ведется в соответствии с пунктом 3.7.14 Правил.

5. Схема учета документов

Схема имеет графическую форму, отражает последовательность внесения изменений в учетные документы, фиксирует порядок учета документов, не подлежащих особому учету, ее позиции могут быть изменены. Все изменения в схему учета вносятся в документ на основании распоряжения главы Администрации района (города) Алтайского края.

17

5.1. Схема учета документов при приеме документов

на хранение впервые

5.2. Схема учета документов при повторном приеме документов

на хранение

5.3. Схема учета документов при выбытии фонда

из архива

5.4. Схема учета документов при описании документов,

переработке описей

5.5. Схема учета документов при проверке наличия и состояния дел

Опись 1- й, 2-й, 3-й экземпляры, итоговая запись к описи, свод-ная итоговая запись к описи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК

управления Алтайского края

по культуре и архивному делу

от 25.04.2013 № 7

Приложение № 1

к пп.2.2.1 Порядка

Книга учета поступлений документов

№ п/п	Дата поступления	Наименование организации, (фамилия, инициалы лица) от которой поступили документы	Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы	Название фонда	Годы документов	Кол-во ед.хр. или неописанных документов (листов)	Краткая характеристика состояния	Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов	Приме-чания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого поступило за ___________ год _________________________________________ ед.хр. (документов, листов)

(цифрами и прописью)

В том числе * ____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Наименование должности работника подпись Расшифровка подписи

Дата

4. В общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи

Формат А3 (420 х 297)

Форма книги учета поступлений документов

Приложение № 2

к пп.2.2.2. Порядка

Список фондов

Номер фонда	Дата первого поступления	Название фонда	Отметка о выбытии	Примечания
1	2	3	4	5

Итого на 01.01…. __________________________________________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

в т.ч. поступило за … г. __________________________________________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

выбыло за …. Г. __________________________________________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма списка фондов

ЛИСТ ФОНДА

Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
1	2

Дата первого поступления фонда	Местонахождение фонда (название архива)	№ фонда
Дата первого поступления фонда	Местонахождение фонда (название архива)	Прежний № фонда
1	2	3

Учет неописанных документов

Дата записи	Поступление		Выбытие		Наличие (остаток) ед.хр. (документов, листов)
Дата записи	Наименование, №, дата документа	Кол-во ед.хр. (документов, листов)	Наименование, №, дата документа	Кол-во ед.хр. (документов, листов)	Наличие (остаток) ед.хр. (документов, листов)
1	2	3	4	5	6

Учет описанных документов

Дата записи	Поступление				Выбытие			Наличие (остаток) ед.хр.
Дата записи	№ описи	год	Название описи или аннотация (краткая характеристика документов)	Кол-во ед.хр.	№ описи	Наименование, №, дата документа	Кол-во ед.хр.	По данной описи	По фонду в целом
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Форма листа фонда

Формат А4 (210 х 297)

Приложение № 4

к пп.2.2.4 Порядка

ЛИСТ УЧЕТА ______________________________________________________

(наименование вида кинофотовидеодокументов)

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие 9остаток)

Номер пииси

Наименование, №, дата документа

Количество

Номер пииси

Наименование, №, дата документа

количество

Количество

Единиц учета

Ед.хр.

Единиц учета

Ед.хр.

По данной описи

По виду в целом

Единиц учета

Ед.хр.

пиисей

единиц учета

Ед.хр.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Форма листа учета аудивизуальных (кинофотовидео) документов

Формат А4 (297 х 210)

Приложение № 5

к пп.2.2.5 Порядка

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу

от __________ № ____ .

№ п/п	Делопроизвод-ственные индексы или номера по старой описи	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

В опись внесено _________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № _________ по № ____________ .

Составитель:

Наименование

должности составителя подпись расшифровка подписи

Хранитель фондов подпись расшифровка подписи

Заведующий отделом

(архивохранилищем) подпись расшифровка подписи

Дата

Форма описи [1] дел постоянного хранения, составленной в архиве

Формат А4 (210 х 297)

_________________________________
___________________________________________________________________________________________________

(наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации

___________ _______________

Подпись Расшифровка подписи

______________

дата

Фонд № ____________

Опись № ___________

дел постоянного хранения

за ____________ год

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Приме- чания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено __________________________________дел

(цифрами и прописью)

с № _________ по № _________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________ ,

пропущенные номера: ______________________________________________ .

Наименование должности

составителя описи подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации подпись Расшифровка подписи

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу

от ______________ № ______

дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) __________

____________________________

(наименование организации)

от _____________ № _______

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации

Формат А4 (210 х 297)

Приложение № 6

к пп.2.2.6 Порядка

Реестр описей дел, документов

№ п\п	Номер фонда	Номер и название описи	Количество ед.хр.		Крайние даты	Кол-во экз.	Приме-чания
№ п\п	Номер фонда	Номер и название описи	всего	в т.ч. по личному составу	Крайние даты	Кол-во экз.	Приме-чания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого на 01.01. … г. ___ _________________________________ описей,

(цифрами и прописью)

в т.ч. поступило за … г. _____ ________________________________ описей,

(цифрами и прописью)

Выбыло в … г. _________________________________________ описей,

(цифрами и прописью)

Наименование

должности

работника подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма реестра описей дел, документов

Формат А4 (210 х 297)

Приложение № 7

к пп.2.2.7 Порядка

Форма паспорта архивохранилища

ПАСПОРТ: архивохранилище №__________, здание№____________________

на 01.01.20______

А. Характеристика помещения

Площадь,

п.м.

Погонных метров всего, м.

Занято под документы, м.

% загруженности

Противопожарное

оборудование

Б. Состав и содержание документов

Количество фондов (всего)					Количество описей (всего)						Количество единиц хранения (всего)

В т.ч. управленч. Доку-мен-тации	В т. ч. Лич-ного про-исх-ожд.	В т. ч. НТД		В т. ч. По лич-ному сос-таву	В т.ч. управ-ленч. Доку-мента-ции	В т. ч. Лич-ного про-исх-ожде-ния	В т. ч. НТД	В т. ч. По лич-ному сос-таву	В т. ч. Фото-доку-мен-ты	В т. ч. МЧД	В т.ч. управ-ленч. Доку-ментации	В т. ч. Лич-ного про-исх-ожд.	В т. ч. НТД	В т. ч. По лич-ному соста-ву	В т. ч. Фото-доку-менты		В т. ч. МЧД (ед.хр./ ед.уч.)
1	2	3	4		5	6	7	8	9	10	11	12	13	14		15	16

Приложение № 8

к пп.2.2.8 Порядка

Лист учета и описания

уникального документа [2]

Регистрационный номер ____________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр ___________________________

5. Описание документа

Название (заголовок) документа _____________________________________________
__________________________________________________________________________

Самоназвание документа ____________________________________________________
__________________________________________________________________________

Вид документа ____________________________________________________________
Автор документа __________________________________________________________

Дата (время создания) документа _____________________________________________

Век ______________________________________________________________________

Ориентировочная дата ______________________________________________________
Язык документа ___________________________________________________________

Аннотация ________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Историческая справка ______________________________________________________
__________________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней ______________________________________
__________________________________________________________________________
Палеографические особенности ______________________________________________
__________________________________________________________________________
Печати ___________________________________________________________________

__________________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа ___________________________
__________________________________________________________________________

Собственность ____________________________________________________________

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель ____________________________________________________

Размеры __________________________________________________________________

Объем ___________________________________________________________________
Физическое состояние ______________________________________________________

Сведения о реставрации ____________________________________________________

6. Место хранения документа

Место хранения документа __________________________________________________
Адрес места хранения документа _____________________________________________

Архивный шифр: фонд № _____, оп. № _____, ед.хр. № _____, ед.уч. № ____, лл. ____

7. Служебная информация

Кем представлен документ __________________________________________________
Протокол ЭПК от _________________________________ № ______________________

Протокол ЦЭПК Росархива от _______________________ № _____________________

Форма листа учета и описания уникального документа

Формат а4 (210 х 297)

Приложение № 9

к пп.2.2.9 Порядка

Список фондов, содержащих

особо ценные документы

№ п/п	Номер фонда	Название фонда	Номера описей, в которых содержатся особо ценные документы	Примеча-ния
1	2	3	4	5

Итого на 01.01. … ____________________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

Наименование

должности

работника подпись Расшифровка подписи

дата

Форма списка фондов, содержащих особо ценные документы

Формат А4 (210 х 297)

Приложение № 10

к пп.2.2.10 Порядка

Утверждаю

Директор _____________________

(название архива)

____________ ______________________

Подпись Расшифровка подписи

__________________

Дата

№ п/п	Номер пииси	Номера дел	Номера ед.уч [3] (ед.хр.) страхового фонда	Примечания
1	2	3	4	5

Итого по перечню (номернику) ___________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

Из них скопировано ______________________________________________

Наименование

должности

составителя подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭМК (ЭПК) ___________
_______________________________
(название архива)

от ______________ № _________

Форма перечня номеров особо ценных дел (номерника)

Формат А4 (210 х 297)

Приложение № 11

к пп.2.2.11

Реестр описей особо ценных дел, документов

№ п/п	Номер фонда	Номер описи (номерника)	Количество ед.хр.	Количество экземпляров	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого на 01.01. … ____________________________ описей (номерников)

(цифрами и прописью)

в т.ч. поступило в _______ г. ________________________ описей (номерников)

(цифрами и прописью)

выбыло в _______ г. _________________________ описей (номерников)

(цифрами и прописью)

Наименование

должности

работника подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма реестра описей особо ценных дел, документов

Формат А; (210 х 297)

Приложение № 12

к пп.2.2.12 Порядка

Книга учета

поступлений страхового фонда и фонда пользования

на микрофишах

Номер поступления	Дата поступления	Наименование, номер, дата документа по которому приняты копии	Дата копирования	Номера фондов	Номера описей	Кол-во дел, включенных в заказ	Кол-во ед.хр. (микрофиш) страхового фонда	Фонд пользования		Примечания
Номер поступления	Дата поступления		Дата копирования	Номера фондов	Номера описей	Кол-во дел, включенных в заказ	Кол-во ед.хр. (микрофиш) страхового фонда	Кол-во позитивов	Кол-во диазокопий	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Всего поступило за _____ год _______________________ ед.уч. (отснятых дел) [4]

(цифрами и прописью)

____________ _______________ ед.хр. (микрофиш страхового фонда

(цифрами и прописью)

Наименование

должности

работника подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма книги учета поступлений страхового фонда

и фонда пользования на микрофишах

формат А4 (297 х 210)

Книга учета

поступлений страхового фонда и фонда пользования

на рулонной пленке

Номера ед.хр. [5]страхового фонда	Дата поступления	Наименование, Номер, дата документа, по которому приняты копии	Дата копирования	Номера фондов	Номера описей	Кол-во дел включенных в ед.хр. страхового фонда	Страховой фонд (кол-во рулонов)	Фонд пользования			Примечания
								Количество
								Рулонов мкф 3-го поколения	рулонов мкФ 2-го поколения	экземпляров

Всего поступило за _____ год ____________________ ед.хр. страхового фонда

(цифрами и прописью)

на __________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

Наименование

должности

работника подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования

на рулонной пленке

Формат А4 (297 х 210)

Приложение № 13

к пп.2.2.13 Порядка

Опись[6] страхового фонда

на микрофишах

№ п/п (номер ед.хр.)	Номер поступления в книге учета поступлений	Номер описи	Номер дела	Кол-во ед.хр. (микрофиш) страхового фонда	Кол-во кадров в ед.уч. страхового фонда	Дата копирования	При-меча-ния
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого по описи __________________________________ ед.уч. (отснятых дел),

(цифрами и прописью)

________________________________________ ед.хр. (микрофиш)

(цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма описи страхового фонда на микрофишах

Формат А4 (210 х 297)

Опись страхового фонда

на рулонной пленке

№ п/п (номер ед.хр.)	Дата копирования	Кол-во кадров в ед.хр. страхового фонда	Кол-во дел, включенных в ед.хр. страхового фонда	Сведения о делах, входящих в ед.хр. страхового фонда				примечания
№ п/п (номер ед.хр.)	Дата копирования	Кол-во кадров в ед.хр. страхового фонда	Кол-во дел, включенных в ед.хр. страхового фонда	Номера фондов	Номера описей	Номера дел	Кол-во кадров (по каждому делу отделно)	примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого по описи ________________________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

страхового фонда на __________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма описи страхового фонда на рулонной пленке

Формат А4 (210 х 297)

Приложение № 14

к пп. 2.2.15 Порядка

Лист-заверитель дела

В деле подшито и пронумеровано _________________________________ листов

(цифрами и прописью)

с № _____ по № _________, в том числе:

литерные номера листов _______________________________________________
пропущенные номера листов ___________________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование

должности работника подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма листа-заверителя дела

Формат А4 (210 х 297)

Приложение № 15

к пп.2.2.16 Порядка

Внутренняя опись

документов дела

№ п/п	Делопроиз-водственный индекс	Дата документа	Заголовок документа	Кол-во листов	Примечания

Итого _____________________________________________ листов документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________ лл.

(цифрами и прописью)

Наименование

должности работника подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма внутренней описи документов дела

Формат А4 (210 х 297)

___________________________________
___________________________________
___________________________________

(название архива)

Приложение № 16

к пп.2.3.2

Корпус ______________________

Этаж (ярус) __________________

Архивохранилище ____________

Помещение __________________

Карточка постеллажного

топографического указателя

Стеллаж № _______

Шкаф №_____	Полка № _____	Фонд № _____	Опись № _____	Ед.хр. с № ___ по № ___	Примечания
1	2	3	4	5	6

Форма карточки постеллажного топографического указателя

(лицевая сторона)

Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

1	2	3	4	5	6

Форма карточки постеллажного топографического указателя

(оборотная сторона)

___________________________________________________________________________________________________________________________

(название архива)

Карточка пофондового

топографического указателя

Название фонда ___________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Приложение № 17

к пп. 2.3.3 Порядка

Фонд № ______________________

Корпус ______________________

Этаж (ярус) ___________________

Архивохранилище _____________

Помещение ___________________

Опись № _____	Ед.хр. с № ___ по № ___	Стеллаж № ____	Шкаф № ___	Полка № ____	Примечания
1	2	3	4	5	6

Форма карточки пофондового топографического указателя

(лицевая сторона)

Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

1	2	3	4	5	6

Форма карточки пофондового топографического указателя

(оборотная сторона)

Приложение № 18

к пп.2.3.4 Порядка

Карточка учета необнаруженных архивных документов

Фонд № ___________

В архивохранилище __________________________________________________

(название архивохранилища)

Название фонда ______________________________________________________
____________________________________________________________________

Дата необнаружения документов _______________________________________

Номер описи	Номер ед.хр.	Заголовок ед.хр.	Крайние даты	Кол-во листов (время звучания, метраж)
1	2	3	4	5

Форма карточки учета необнаруженных архивных документов

(лицевая сторона)

Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

Отметка о ходе розыска	Результат розыска
1	2

Форма карточки учета необнаруженных архивных документов

(оборотная сторона)

___________________________________________________________________________________________________________________________

(название архива)

Приложение № 19

к пп.2.3.5 Порядка

Карточка учета

архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя

Фонд № ___________ Опись № _________ Дело № _______________________

(с пометкой о его принадлежности

к уникальным или особо ценным)

Объем, крайние даты документов _______________________________________

Индекс группы (подгруппы) дефектов	Признаки повреждения носителя	Номера поврежденных листов дела	Общее кол-во листов	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование

должности работника подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма карточки учета

архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя

Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

Карточка учета

архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя

Фонд № ___________ Опись № _________ Дело № _______________________

(с пометкой о его принадлежности

к уникальным или особо ценным)

Объем, крайние даты документов _______________________________________

Индекс группы (подгруппы) дефектов	Признаки повреждения текста	Номера поврежденных листов дела	Общее кол-во листов	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование

должности работника подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма карточки учета

архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста

Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

___________________________________________________________________________________________________________________________

(название архива)

Карточка учета технического состояния

Фотодокумента _____________________________________________________

(номер единицы хранения)

Вид фотодокумента __________________________________________________

(негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), черно-белый, цветной)

Производственный номер _____________________________________________

Дата съемки _______________________________

Фотографическое качество ____________________________________________
____________________________________________________________________

Техническое состояние фотослоя _______________________________________

____________________________________________________________________

Техническое состояние основы _________________________________________

____________________________________________________________________

Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки __

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Наименование

должности работника подпись расшифровка подписи

Дата

Форма карточки учета технического состояния фотодокумента

(лицевая сторона) Формат А4 (210 х 297)

___________________________ Вид реставрационно-профилактической обработки

_________________________________________________________________________

Наименование

должности работника подпись расшифровка подписи

Дата

Результаты реставрационно-профилактической обработки __

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Наименование

должности работника подпись расшифровка подписи

Дата

Форма карточки учета технического состояния фотодокумента

(оборотная сторона)

Приложение № 20

к пп.2.4.1 Порядка

Журнал учета текущих изменений в составе и объеме фондов

№№ фондов

Наименование фонда

Хранилось на 01.01.2013

Поступление

Выбытие

Изменения в результате переработки (увелич.+, уменьш. -_

Наличие на 01.01.2014

Приме-чание

Пост. хр.

По личн. составу

дата

№ описи

Объем

Кр.даты

Отобрано к уничтожению

Передано (утрачено) дел

Основание, акты

Пост. хр.

По лич. составу

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

2013 год

Итого за 2013 год поступил ______ фонд, _____ ед.хр.,

Выбыл ____ фонд, _____ ед.хр,

созданы страховые копии на _______ ед.хр.

На 01.01.2014 в отделе по списку фондов числится с № Р-1 по № _____ номеров фондов, в том числе номеров, числящихся в наличии ______ фондов, _______ ед.хр., номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались, номера занимать нельзя) – 1 (№ 47), утраченных - ____ фондов, свободных номеров - _____ (…).

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма журнала учета текущих изменений в составе и объеме фондов

Приложение № 21

к пп.2.4.2 Порядка

Журнал

учета переработки и усовершенствования описей дел,

описания управленческой документации, документов личного происхождения и фотодокументов

1. Переработка и усовершенствование описей дел.

№№ п/п

Название фонда

№ фонда

№ описи

Крайние даты

Кол-во дел

Протокол ЭПМК об утверждении, дата, №

Приме-

чания

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого за … год переработано ______________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

2. Описание управленческой документации.

……….

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма журнала учета переработки и усовершенствования описей дел,

описания управленческой документации, документов личного происхождения и фотодокументов

Приложение № 22

к пп.2.4.3 Порядка

Журнал

учета описей, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об ЭК и архива организаций,

утвержденных краевой ЭМПК, согласованных руководителем муниципального архива

Итого за _____ год утверждено ______________ дел управленческой документации, согласовано __________________ дел по

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

личному составу, ____ инструкций по делопроизводству, _____ положений об ЭК, _____ положений об архиве организации.

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма журнала учета описей, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об ЭК и архива организаций,

утвержденных краевой ЭМПК, согласованных руководителем муниципального архива

Приложение № 23

к пп.2.4.4 Порядка

Архивный отдел Администрации

Романовского района Алтайского края

Дело № 01-22

Журнал учета восстановления угасающих тексов, подшивки,

картонирования и ремонта дел

Начато 10 января 2013 г.

Окончено __________

Хранить 5 лет

после заведения нового

Продолжение 1 приложения № 23

Учет восстановленных угасающих текстов

№ п/п	Дата проведения работы	№ фонда	№ описи	№ дела	№№ листов	Кол-во листов	Исполнитель	Приме-чания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого за ______ год восстановлено ______________________________ листов.

(цифрами и прописью)

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Учет подшитых дел

№ п/п	Дата проведения работы	№ фонда	№ описи	№№ дел	Кол-во дел	Исполнитель	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого за ______ год подшито ______________________________ листов.

(цифрами и прописью)

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Продолжение 2 приложения № 23

Учет закартонированных дел

№ п/п	Дата проведения работы	№ фонда	№ описи	№№ дел	Кол-во дел	Исполнитель	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого за ______ год закартонировано ______________________________ листов.

(цифрами и прописью)

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Учет отремонтированных дел

№ п/п	Дата проведения работы	№ фонда	№ описи	№ дела	№№ листов	Кол-во листов	Исполнитель	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого за ______ год отремонтировано ______________________________ листов.

(цифрами и прописью)

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 24

к пп. 2.4.5 Порядка

Учет инициативных информаций

№ п/п	Название темы информации	Вид информационного документа	Фамилия составителя	Кому отправлена информация	Дата отправки информации	Отзыв учреждения об эффективности использования документов	Номера использованных фондов, описей, дел			Приме-чания
№ п/п	Название темы информации	Вид информационного документа	Фамилия составителя	Кому отправлена информация	Дата отправки информации	Отзыв учреждения об эффективности использования документов	Фонд №	Опись №	Дело №	Приме-чания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Итого за ______ год подготовлено ______________________________ инициативные информации.

(цифрами и прописью)

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Учет выставок документов

№ п/п	Название темы выставки	Фамилия подготовившего выставку	Дата открытия выставки	Место проведения выставки	Количество экспонатов	Отзыв учреждения об эффективности использования документов	Номера использованных фондов, описей, дел			Приме-чания
№ п/п	Название темы выставки	Фамилия подготовившего выставку	Дата открытия выставки	Место проведения выставки	Количество экспонатов	Отзыв учреждения об эффективности использования документов	Фонд №	Опись №	Дело №	Приме-чания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Итого за ______ год подготовлено ______________________________ выставок.

(цифрами и прописью)

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Продолжение 1 приложения № 24

Учет подготовленных радиотелепередач

№ п/п	Название темы радиопередачи	Фамилия подготовившего радиотелепередачу	Дата звучания (показа)	Мести звучания (показа)	Отзыв об эффективности использования документов	Номера использованных фондов, описей, дел			Примеча-ния
№ п/п	Название темы радиопередачи	Фамилия подготовившего радиотелепередачу	Дата звучания (показа)	Мести звучания (показа)	Отзыв об эффективности использования документов	Фонд №	Опись №	Дело №	Примеча-ния
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого за ______ год подготовлено ______________________________ радио (теле) передач.

(цифрами и прописью)

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Учет подготовленных статей и подборок документов

№ п/п	Автор статьи, подборки	Название, вид публикации	Печатный орган	Дата отправки в редакцию	Дата опубликования	Номера использованных фондов, описей, дел			Примеча-ния
№ п/п	Автор статьи, подборки	Название, вид публикации	Печатный орган	Дата отправки в редакцию	Дата опубликования	Фонд №	Опись №	Дело №	Примеча-ния
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого за ______ год подготовлено ______________________________ статей (подборок документов).

(цифрами и прописью)

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Продолжение 2 приложения № 24

Учет лекций

Итого за ______ год прочитано ______________________________ статей (подборок документов).

(цифрами и прописью)

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 25

к пп. 2.4.6 Порядка

Сведения

о расхождениях в объеме фондов, выявленных в ходе проверки наличия дел архивного отдела

администрации Романовского района Алтайского края

№ п/п

№ фонда

Кол-во дел, числившихся в описи до проверки наличия

Количество дел, оказавшихся в наличии

Не обнаружено

Результаты розыска

Найдено не описанных дел

Технические ошибки

Итого дел, относящихся к фонду

Решение комиссии управления архивного дела

Всего дел, относящихся к фонду

Отметки о внесении изменений в учетные документы (подпись лица, ответственного за учет)

найдено

Имеются оправдательные документы

Не найдено

Увеличилось дел

Уменьшилось дел

списано

Оставлено для розыска

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

1

2

…

Итого

Руководитель архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 26

к пп. 2.4.7 Порядка

Журнал

регистрации посещений пользователями архивного отдела

администрации Романовского района

№ п/п	Дата посещения	Фамилия, инициалы пользователя (разборчиво0	Порядковый номер пользователя в течение года
1	2	3	4

Итого за _____ год организована работа _______________ пользователей, со-

(цифрами прописью)

стоялось _____ [7] посещений.

Руководитель

архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 27

к пп. 2.4.8 Порядка

Книга выдачи архивных документов,

копий фонда пользования из хранилища

№ п/п	Дата выдачи	Фонд № ___	Опись № ___	Ед.хр. № ___	Кому выдано	Расписка в получении	Расписка в возвращении, дата	Приме-чания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого за ___ год выдано из хранилища пользователям (для проведения архивных работ) ___________________________________________ единиц хранения.

(цифрами и прописью)

Руководитель

архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 28

к пп. 2.4.10 Порядка

Журнал учета дел, выданных во временное пользование

№ п/п	Дата выдачи	№ фонда	№ описи	№ дела	Кому выдано (фамилия, инициалы, должность работника), дата и номер письма учреждения	Расписка в получении дел	Дата возвращения дел	Расписка в возвращении дел
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого за _____ год выдано ___________________ дел.

(цифрами и прописью)

Руководитель

архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 29

к пп. 2.4.10 Порядка

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

наименование организации, почтовый адрес, индекс,

Основание ______________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Для какой цели выдаются документы _______________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Опись № __	Ед.хр. № ___	Заголовок дела	Кол-во листов	Приме-чание
1	2	3	4	5

Всего выдается ___________(_______________________________) ед.хр., общим количеством листов (времени звучания, метражом) _________ на срок _____________ дней, до ________________ 200 г.

Документы выданы в упорядоченном состоянии.

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких – либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.

Продолжение приложения № 29

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

С условиями получения архивных документов во временн6ое пользование ознакомлен:

__________________________ _________________ ____________________

должность личная подпись расшифровка подписи

«___» ____________ 200 г.

Документы выдал:

__________________________ _________________ ____________________

должность личная подпись расшифровка подписи

«___» ____________ 200 г.

Руководитель архива:

__________________________ _________________ ____________________

должность личная подпись расшифровка подписи

«___» ____________ 200 г.

Документы принял:

__________________________ _________________ ____________________

должность личная подпись расшифровка подписи

«___» ____________ 200 г.

Руководитель организации:

__________________________ _________________ ____________________

должность личная подпись расшифровка подписи

«___» ____________ 200 г.

_____________________________________________________________________________

Документы сдал:

__________________________ _________________ ____________________

должность личная подпись расшифровка подписи

«___» ____________ 200 г.

Руководитель организации:

__________________________ _________________ ____________________

должность личная подпись расшифровка подписи

«___» ____________ 200 г.

__________________________ _________________ ____________________

Документы принял:

__________________________ _________________ ____________________

должность личная подпись расшифровка подписи

«___» ____________ 200 г.

Руководитель архива:

__________________________ _________________ ____________________

должность личная подпись расшифровка подписи

«___» ____________ 200 г.

Приложение № 30

к пп. 2.4.11 Порядка

Журнал учета изъятых подлинных единиц хранения, документов

№ п/п	Дата записи	Основание изъятия (наименование, дата и номер документа)	Сведения об изъятых единицах хранения, документах				Отметка о возврате единицы хранения, документа на место хранения	Примеча-ния
№ п/п	Дата записи	Основание изъятия (наименование, дата и номер документа)	№№ фонда, описи, ед.хр.	Заголовок единицы хранения	№№ изъятых листов	Наименование изъятого документа		Примеча-ния
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого за _____ год ___________________ дел.

(цифрами и прописью)

Руководитель

архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 31

к пп. 2.4.12 Порядка

Форма журнала учета выходов в организации - источники комплектования,

проведенных семинаров, индивидуальных консультаций по вопросам ведения делопроизводства и архива организации

Учет выходов в организации - источники комплектования

№ пп.	Дата выхода в организацию	Наименование организации	Цель выхода	Рекомендации
1	2	3	4	5
1.

Итого за 20___ год осуществлено ________________________ выходов в организации.

(цифрами и прописью)

Должность руководителя архива И.О. Фамилия

дата

Учет проведенных семинаров, индивидуальных консультаций по вопросам ведения

делопроизводства и архива организации

№ пп.	Дата проведения семинара, консультации	Наименование организации	Тема семинара, индивидуальной консультации	Количество и состав слушателей семинара, должность консультируемого	Фамилия лектора, консультанта	Примечания
1	2	3	4	5	6	7
1.

Итого за 20___ год проведено __________________ семинаров и __________________ консультаций.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

Должность руководителя архива И.О. Фамилия

Дата

Приложение № 32

к пп. 2.4.13 Порядка

Журнал регистрации тематических запросов

№ п/п	Название учреждения (фамилия, имя, отчество лица), от которого поступил запрос	Адрес заявителя	Дата поступления запроса	Краткое содержание запроса	Дата исполнения запроса, № дела, в котором подшиты документы	Результат рассмотрения запроса	Расписка в получении ответа
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого за ____ год поступило _______________ тематических запросов, из них

(цифрами и прописью)

_______________________ исполнено с положительным результатом.

(цифрами и прописью)

Руководитель

архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 33

к пп. 2.4.14 Порядка

Журнал

регистрации запросов учреждений

и заявлений граждан по вопросам наведения справок

социально-правового характера

Входящий № (он же исходящий)	Наименование учреждения (фамилия, имя, отчество лица), от которого поступил запрос (заявление)	Адрес заявителя	Дата поступления запроса (заявления)	Фамилия, имя, отчество лица, на которое поступил запрос (заявление)	Краткое содержание запроса (заявления)	Дата исполнения запроса (заявления), № дела, в котором подшиты документы	Результат рассмотрения запроса (заявления)	Даты направления повторных запросов (заявлений)	Расписка в получении ответа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого за ____ год поступило _______________ запросов социально-правового характера, из них по материалам архива

(цифрами и прописью)

Исполнено ________________, из них _______________________ исполнено с положительным результатом.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

Руководитель

архивного отдела подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 34

к пп.2.4.18 Порядка

Форма журнала регистрации личных дел пользователей

№

пп.

Фамилия, имя, отчество пользователя

Номера личных дел новых

пользователей

Номера личных дел повторных пользователей

1

2

3

4

Приложение № 35

к пп.2.4.19 Порядка

Инвентарная книга

для записи фонда научно-справочной библиотеки

Разделы

I. Литература по истории и краеведению (с.1- …)

II. Нормативная и методическая литература (с. … - …)

III. Журналы (с. …)

IV. Газеты (с. …)

V. Другие виды печатной продукции (с. …)

№ п/п	Автор (если есть), название	Место, год издания	Инвентарный номер [8]
1	2	3	4

Приложение № 36

к пп. 2.4.20 Порядка

Форма журнала учета сканирования описей дел

№

пп.

Номер фонда

Номер описи

Количество отсканированных листов

Дата начала

работы

Дата окончания работы

Исполнитель

1

2

3

4

5

6

7

Приложение № 37

к пп. 2.4.21 Порядка

Форма журнала учета внесения информации на уровне единицы хранения в БД

№

пп.

Номер фонда

Номер описи

Количество ед.хр., внесенных в БД

Дата начала

работы

Дата окончания работы

Исполнитель

1

2

3

4

5

6

7

Приложение № 38

к пп. 2.4.22 Порядка

Форма журнала учета заказов на ксерокопирование документов и выдачи ксерокопий пользователям

№

пп.

Дата

поступления заказа

Ф.И.О. заказчика

Название документа,

видов документа

Поисковые данные

Количество листов

Подпись заказчика

Дата исполнения заказа

Подпись заказчика в получении ксерокопии

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Приложение № 39

к пп.2.4.23 Порядка

Форма журнала учета выдачи описей дел

№

пп.

Дата выдачи

Номер фонда

Номер

описи

Кому выдано

Расписка в получении

Расписка в возвращении, дата

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение № 40

к пп.3.1 Порядка

УТВЕРЖДАЮ

____________________________________________________________________________________________________________________________

«__» ______________20 г.

УТВЕРЖДАЮ

____________________________________________________________________________________ «__» ___________20 г.

А К Т

_______________ № ______

приема-передачи документов

на хранение.

ОСНОВАНИЕ: Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», 2004 г.

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

(название организации сдатчика)

сдал,

Архивный отдел Администрации Романовского района Алтайского края принял на хранение документы названного фонда и научно – справочный аппарат к ним:

№ п/п	Наименование, номер описи	Количество экземп. описи	Количество ед.хр.	Примечание

ИТОГО ПРИНЯТО __________________________________________ ДЕЛ

Передачу произвели:

____________________________

_____________________________

«___» _______________ 20 г.

Прием произвели:

Главный специалист архивного отдела администрации Романовского района

______________Н.А. Бодряго

«__» ___________20 г.

В архивном отделе фонду присвоен № ________________

Изменения в учетные документы внесены.

Главный специалист архивного отдела Н. А. Бодряго

«___» ______________ 20 г.

Приложение № 41

Архивный отдел

Администрации Романовского района Алтайского края,

с. Романово

к пп.3.1 Порядка

УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель главы администрации Романовского района

_______________ Ю.В. Мацук

«___» ____________ 2013 г.

АКТ

_____________ № ___________

приема на хранение

архивных документов

личного происхождения

На основании решения ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу (протокол от _____________ № ________) и договора от 17.09.2003

Колесникова Галина Дмитриевна сдала

(Ф.И.О. собственника /владельца)

Приняты творческие, личные документы; документы общественно-политической деятельности; изобразительные документы, коллекция документов, собранных Г.Д. Колесниковой

(общая характеристика документов)

в количестве 5 ед. хр. (условных) ________ документов (листов) по архивной сдаточной описи

Фонду присвоен № Р - 89

Собственник / владелец ___________________ Г. Д. Колесникова

(нужное подчеркнуть)

Главный специалист

архивного отдела Н.А. Бодряго

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

Главный специалист

архивного отдела Н.А. Бодряго

Приложение № 42

к пп.3.2 Порядка

УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель главы Администрации Романовского района

_______________ Ю. В. Мацук

«___» __________ 20 г.

Архивный отдел Администрации Романовского района

Алтайского края, с. Романово

АКТ

________________ № _______

(дата)

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

К уничтожению отобраны: документы фонда № ____________________________

______________________________________________________________________

на основании: __________________________________________________________

______________________________________________________________________ (ссылки на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)

______________________________________________________________________

Итого ____________________________ ед.хр. за ______________________ годы

(цифрами и прописью)

Количество ед.хр., крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся на хранении _____________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

Руководитель

архивного отдела

(архивохранилища) подпись Расшифровка подписи

Наименование

должности работника подпись Расшифровка подписи

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Приложение № 43

к пп.3.2 Порядка

Архивный отдел Администрации Романовского района

Алтайского края, с. Романово

УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель главы Администрации Романовского района

_______________ Ю. В. Мацук

«___» __________ 20 г.

АКТ

________________ № _______

(дата)

о неисправимых повреждениях документов

Фонд № _______

Название фонда ________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________

В фонде обнаружены _______________ единиц хранения, признанные неисправимо поврежденными

Номер описи	Номер ед.хр.	Заголовок поврежденной ед.хр.	Крайние даты	Кол-во листов, (время звучания, метраж)	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6

Итого обнаружено неисправимо поврежденных ________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

Заведующий отделом подпись Расшифровка подписи

Хранитель фондов подпись Расшифровка подписи

Перечисленные документы подлежат списанию ввиду _______________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________

Эксперты: _____________________________________________________________

(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровки подписей, дата)

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

_____ _____________________

(№ и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование

должности работника подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 44

к пп.3.2 Порядка

УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель главы Администрации Романовского района

_______________ Ю. В. Мацук

«___» __________ 20 г.

Архивный отдел Администрации Романовского района

Алтайского края, с. Романово

АКТ

________________ № _______

(дата)

о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

Фонд № _______

В результате _________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

Итого ___________________________________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами: _________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заведующий отделом подпись Расшифровка подписи

Заведующий хранилищем подпись Расшифровка подписи

Главный хранитель подпись Расшифровка подписи

Перечисленные документы подлежат списанию ввиду _______________________
_____ _____________________

(№ и дата приказа руководителя архива о снятии с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование

должности работника подпись Расшифровка подписи

Дата

[1] К описи составляется титульный лист в установленном порядке

[2] В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. Лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах

[3] Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш

[4] Количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах соответствует количеству отснятых дел

[5] Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично

[6] Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно по каждому архивному фонду, на одну или несколько описей документов фонда. Номер описи проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел.

[7] Количество посещений проставляется по первой графе.

[8] Инвентарная нумерация в каждом разделе ведется самостоятельно в валовом порядке